KI oder Automatisierung? Was Versicherungsmaklern heute wirklich hilft

Automatisierung strukturiert Abläufe, künstliche Intelligenz versteht Inhalte und denkt mit. Gemeinsam schaffen sie spürbare Entlastung im Makleralltag. Immer mehr Versicherungsmakler in Deutschland prüfen derzeit, wie sie digitale Unterstützung gezielt einsetzen können, um Routinearbeit zu reduzieren, Abläufe zu vereinfachen und mehr Zeit für ihre Kunden zu gewinnen. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Automatisierung und KI zusammenspielen, wo ihre Stärken und Grenzen liegen und wie Sie beide Technologien sinnvoll in Ihrem Makleralltag nutzen können.

Warum Makler jetzt über Automatisierung und KI nachdenken sollten

Die tägliche Arbeit im Maklerbüro ist deutlich komplexer geworden. Informationen kommen heute unstrukturiert über alle möglichen Kanäle: per WhatsApp, E-Mail, Telefon oder Social Media. Kunden sind durch Vergleichsportale und Online-Recherchen besser informiert und stellen gezielte Rückfragen. Gleichzeitig nehmen Dokumentations- und Beratungspflichten durch neue Regulierungen stetig zu. Viele Makler erleben deshalb, dass die Aufgaben immer weiter zunehmen, während Kunden schnelle Reaktionen und persönliche Betreuung erwarten.

Viele Makler fragen sich, wie sie Routinearbeit reduzieren können, ohne Kontrolle oder Qualität zu verlieren. Genau hier kann intelligente Unterstützung helfen.

Automatisierung und künstliche Intelligenz (KI) sind derzeit die meistdiskutierten Themen, wenn es um Effizienz im Maklerbüro geht. Beide versprechen Entlastung, verfolgen jedoch unterschiedliche Ansätze.

Automatisierung: Gut für Aufgaben mit festen Regeln, aber begrenzt bei Flexibilität

Automatisierung bedeutet, dass wiederkehrende Aufgaben nach festen Regeln ablaufen. Einmal eingerichtet, erledigen sich kleine Arbeitsschritte automatisch.

Ein Beispiel aus dem Makleralltag: Wenn eine E-Mail mit dem Stichwort „Schaden“ eingeht, wird sie automatisch markiert und an die zuständige Abteilung weitergeleitet. Solche Prozesse lassen sich über Low-Code- oder No-Code-Plattformen wie Make, n8n oder Zapier aufsetzen.

Vorteile der Automatisierung:

• Funktioniert zuverlässig bei klaren Regeln

• Schafft Struktur und einheitliche Abläufe

Grenzen der Automatisierung:

• Änderungen oder neue Anforderungen müssen manuell gepflegt werden

• Unterschiedliche Formulierungen oder unklare Inhalte führen schnell zu Fehlern

• Freitexte, Kundennachrichten oder komplexe Vorgänge sind schwer automatisierbar

Automatisierung ist hilfreich, wenn Prozesse klar definiert sind. Sobald Sprache, Kontext oder Interpretation eine Rolle spielen, stoßen feste Regeln an ihre Grenzen.

Künstliche Intelligenz: Wenn Technik Inhalte versteht

Künstliche Intelligenz ist kein starres Regelwerk. Sie erkennt Muster, versteht Inhalte und hilft, Aufgaben vorzubereiten. Das bedeutet: KI kann E-Mails, Dokumente oder Anrufe inhaltlich erfassen, auch wenn sie unterschiedlich formuliert sind.

Ein Beispiel aus der Praxis:
Ein Kunde schreibt einer Makler: „Ich bin umgezogen und habe mir neue Möbel gekauft. Können Sie bitte meine Hausratversicherung anpassen?”

Eine klassische Automatisierung würde diese Nachricht nicht erfassen, weil kein eindeutiges Schlüsselwort wie „Nachtrag“ vorkommt.

Eine KI, die Versicherungssprache und typische Maklerprozesse versteht, erkennt sofort, dass es sich um eine Vertragsänderung mit notwendiger Erhöhung der Versicherungssumme handelt. Sie weiß außerdem, dass der Versicherer kontaktiert werden muss und bereitet die entsprechende Aufgabe automatisch vor.

Vorteile der KI im Maklerbüro:

• Erkennt Bedeutung statt nur Schlagwörter

• Versteht Versicherungssprache, Formulierungen und Inhalte

• Unterstützt bei Priorisierung und Vorbereitung von Aufgaben

Was KI nicht ersetzt: KI trifft keine Entscheidungen und übernimmt keine persönliche Kommunikation. Sie unterstützt den Makler, bleibt aber ein Werkzeug und kein Ersatz für Fachwissen oder Beratungskompetenz.

Der Unterschied in der Praxis: Regeln und Verständnis

Automatisierung arbeitet nach klaren Vorgaben. Sie weiß, was zu tun ist, wenn eine bestimmte Bedingung erfüllt ist.

KI denkt nicht in Regeln, sondern erkennt Zusammenhänge. Sie versteht Sprache und kann Vorschläge machen, auch wenn der Vorgang anders aussieht als erwartet.

Ein Beispiel verdeutlicht den Unterschied:

Der größte Mehrwert entsteht, wenn beide Technologien zusammenarbeiten. Automatisierung sorgt für Stabilität, KI für Verständnis und Flexibilität.

Die Kombination: Automatisierung und KI im Zusammenspiel

Im modernen Maklerbüro ist die Kombination aus Automatisierung und KI der Schlüssel zu echter Effizienz. Automatisierung übernimmt strukturierte Prozesse wie das Weiterleiten, Zuordnen oder Speichern von Daten. KI ergänzt diese Abläufe, indem sie Inhalte analysiert, versteht und Entscheidungen vorbereitet.

Das Zusammenspiel schafft einen digitalen Arbeitsplatz, der Maklerarbeit nicht ersetzt, sondern sie erleichtert. Starre Aufgaben laufen automatisch, während die KI hilft, komplexe Vorgänge zu erfassen und zu priorisieren. So bleibt mehr Zeit für das Wesentliche: Kundenberatung, Wachstum und persönlicher Kontakt.

Worauf Makler bei digitalen Lösungen achten sollten

Nicht jede Lösung passt zu jedem Maklerbüro. Wer über Automatisierung oder KI nachdenkt, sollte auf einige Punkte achten:

• Integration: Lässt sich das Tool direkt in bestehende Systeme wie Outlook oder das Maklerverwaltungsprogramm einbinden?

• Datenschutz: Werden Kundendaten sicher verarbeitet und gespeichert?

• Bedienbarkeit: Funktioniert das System ohne aufwendige Schulung oder technische Kenntnisse?

• Transparenz: Kann der Makler nachvollziehen, welche Aufgaben das System ausführt?

• Know-how im Team: Tools wie Make, n8n, Make oder Zapier bieten viele Möglichkeiten, erfordern aber technisches Verständnis und Zeit für Einrichtung und Pflege. Makler sollten prüfen, ob sie diese Ressourcen intern aufbauen können oder lieber auf eine Lösung setzen, die sofort einsatzbereit ist.

Diese Fragen entscheiden, ob eine digitale Unterstützung wirklich entlastet oder stattdessen neue Komplexität schafft.

Afori als Beispiel: Intelligente Unterstützung ohne Umweg

Afori bringt Automatisierung und KI in einer Lösung zusammen, die den Makleralltag wirklich erleichtert. Anstatt neue Software zu installieren oder Systeme zu wechseln, integriert sich Afori direkt in den bestehenden Arbeitsablauf, zum Beispiel als Seitenleiste in Outlook.

Die KI erkennt, worum es in einer E-Mail geht, ordnet sie automatisch dem richtigen Kunden im MVP zu und erstellt die passenden Aufgaben im Hintergrund. Darüber hinaus unterstützen KI-Helfer bei inhaltlichen Arbeiten wie der Prüfung von Deckungssummen, der Einschätzung von Schadensmeldungen oder der Analyse von Dokumenten.

Die Automatisierung übernimmt anschließend die strukturierten Prozessschritte: Sie legt Dokumente korrekt ab, sorgt für eine einheitliche Benennung und Ordnerstruktur und verschiebt E-Mails an die richtigen Stellen im Postfach. Zusätzlich kann sie wiederkehrende Abläufe wie Erinnerungen, Fristen oder Weiterleitungen zuverlässig steuern.

Das Ziel ist klar: weniger Aufwand, weniger Klicks und mehr Überblick im Tagesgeschäft. Makler behalten die Kontrolle, während Afori im Hintergrund mitdenkt. Datenschutz und Schnittstellen zu gängigen MVPs sind dabei selbstverständlich.

Fazit: Technologie, die mitdenkt und unterstützt

Der Unterschied zwischen Automatisierung und KI ist entscheidend, wenn Makler ihre digitale Strategie planen. Automatisierung hilft, Prozesse zu strukturieren. KI versteht, worum es inhaltlich geht. Zusammen schaffen beide Technologien einen Arbeitsalltag, in dem Routinearbeit automatisch läuft und der Makler sich auf das konzentrieren kann, was wirklich zählt: die Kundenberatung.

Afori steht für diesen integrativen Ansatz. Eine Lösung, die sich an bestehende Prozesse anpasst, einfach funktioniert und den Arbeitsalltag im Maklerbüro einfacher macht.