Wie Sachexperte mit Afori täglich eine Stunde für Kundenberatung gewinnt
Backoffice-Automatisierung
4 min
Effizienz im Backoffice, mehr Zeit für Beratung – Sachexperte nutzt die Afori Outlook-Seitenleiste, um den administrativen Aufwand signifikant zu reduzieren.
pro Tag weniger Backoffice-Aufwand
schneller zum personalisierten E-Mail-Entwurf
Produktivitätsgewinn durch praxisnahe KI Anwendung
Über Sachexperte
Die Sachexperte GmbH & Co. KG ist ein inhabergeführtes Versicherungsmaklerbüro mit Schwerpunkt auf kleinen und mittelständischen Unternehmen rund um die Immobilie sowie auf private Haushalte und Hausverwaltungen.
Innerhalb dieser Zielgruppen agiert Sachexperte als externer Versicherungspartner: maßgeschneiderte, tragfähige Konzepte für die jeweilige Risikosituation stehen im Mittelpunkt. Der Anspruch: Kunden wie eine eigene Versicherungsabteilung zu begleiten – egal ob privat oder gewerblich.
Mit über 450 zufriedenen Kunden und mehr als 2.000 verwalteten Verträgen wächst die Verantwortung im Backoffice stetig. Gerade für ein kleines Team bedeutet das, dass Verwaltungsprozesse effizient organisiert sein müssen, um den hohen Qualitätsanspruch in der Kundenberatung aufrechtzuerhalten.
Die Ausgangssituation
Trotz des starken Wachstums war der Arbeitsalltag durch typische Belastungen geprägt:
E-Mail- und Dokumentenflut
Täglich treffen zahlreiche Nachrichten und Unterlagen ein – jede musste bislang manuell gesichtet, verstanden und zugeordnet werden.
Repetitive Standardaufgaben
Policen herunterladen, Ablage im MVP-System, Rückfragen dokumentieren – Aufgaben, die unverzichtbar sind, aber keine direkte Wertschöpfung bringen.
Langwierige Vorgänge mit Versicherern
Schadenfälle oder Vertragsänderungen ziehen sich oft über Monate.
Wachstumsbremse
Der hohe Aufwand im Backoffice ließ wenig Raum für zusätzliche Kundentermine oder die Akquise neuer Mandate.
Die Lösung mit Afori
Mit der Einführung der Afori Outlook-Seitenleiste wurde der Workflow von Sachexperte deutlich verschlankt:
Automatisierter Posteingang
Inhalte aus E-Mails (z. B. Policen, Schadenmeldungen, Rückfragen der Versicherer) werden automatisch erkannt und in strukturierte Aufgaben überführt.
Nahtlose Integration
Afori läuft direkt in Outlook und ist mit dem MVP-System verbunden – kein Systemwechsel, keine doppelte Datenerfassung.
Automatisiertes Tagesgeschäft
Wiedervorlagen, Erinnerungen und Standardantworten entstehen KI-gestützt. Dokumente werden geprüft und relevante Informationen direkt im Vorgang angezeigt.
Branchenspezifische Intelligenz
Die Plattform versteht Sprache und Abläufe der Versicherungsbranche, wodurch keine langen Schulungen notwendig sind.
Ergebnisse in der Praxis
Die Afori Outlook-Seitenleiste hat unseren Arbeitsalltag deutlich erleichtert. Routineaufgaben erledigen sich fast automatisch – und wir haben mehr Zeit, uns um unsere Kunden zu kümmern.
Ludwig Meierin, Gründer und Geschäftsführer
Sachexperte GmbH & Co. KG