Über Sachexperte

Die Sachexperte GmbH & Co. KG ist ein inhabergeführtes Versicherungsmaklerbüro mit Schwerpunkt auf kleinen und mittelständischen Unternehmen rund um die Immobilie sowie auf private Haushalte und Hausverwaltungen.

Innerhalb dieser Zielgruppen agiert Sachexperte als externer Versicherungspartner:
maßgeschneiderte, tragfähige Konzepte für die jeweilige Risikosituation stehen im Mittelpunkt.

Der Anspruch: Kunden wie eine eigene Versicherungsabteilung zu begleiten – egal ob privat oder gewerblich.

Mit über 450 zufriedenen Kunden und mehr als 2.000 verwalteten Verträgen wächst die Verantwortung im Backoffice stetig.
Gerade für ein kleines Team bedeutet das, dass Verwaltungsprozesse effizient organisiert sein müssen, um den hohen Qualitätsanspruch in der Kundenberatung aufrechtzuerhalten.

Die Ausgangssituation

Trotz des starken Wachstums war der Arbeitsalltag durch typische Belastungen geprägt:

• E-Mail- und Dokumentenflut:
  Täglich treffen zahlreiche Nachrichten und Unterlagen ein – jede musste bislang manuell gesichtet, verstanden und zugeordnet werden.

• Langwierige Vorgänge mit Versicherern:
  Schadenfälle oder Vertragsänderungen ziehen sich oft über Monate. Wiedereinstieg bedeutet jedes Mal erneute Einarbeitung und Kontrolle offener Fristen.

• Repetitive Standardaufgaben:
  Policen herunterladen, Ablage im MVP-System, Rückfragen dokumentieren – Aufgaben, die unverzichtbar sind, aber keine direkte Wertschöpfung bringen.

• Wachstumsbremse:
  Der hohe Aufwand im Backoffice ließ wenig Raum für zusätzliche Kundentermine oder die Akquise neuer Mandate.

Die Lösung mit Afori

Mit der Einführung der Afori Outlook-Seitenleiste wurde der Workflow von Sachexperte deutlich verschlankt:

• Automatisierte Posteingangsverarbeitung
  Inhalte aus E-Mails (z. B. Policen, Schadenmeldungen, Rückfragen der Versicherer) werden automatisch erkannt und in strukturierte Aufgaben überführt.

• Teilautomatisierungen im Tagesgeschäft
  Wiedervorlagen, Erinnerungen und Standardantworten entstehen KI-gestützt.
  Dokumente werden geprüft und relevante Informationen direkt im Vorgang angezeigt.

• Nahtlose Integration
  Afori läuft direkt in Outlook und ist mit dem MVP-System verbunden – kein Systemwechsel, keine doppelte Datenerfassung.

• Branchenspezifische Intelligenz
  Die Plattform versteht Sprache und Abläufe der Versicherungsbranche, wodurch keine langen Schulungen notwendig sind.

Ergebnisse in der Praxis

• Weniger Backoffice-Aufwand:
  Routineaufgaben laufen weitgehend automatisch – das Team spart im Schnitt eine Stunde pro Tag.

• Mehr Fokus auf Kunden:
  Statt den Posteingang bis spät abends abzuarbeiten, bleibt Zeit für Beratungsgespräche und den Ausbau von Kundenbeziehungen.

• Verbesserte Kundenerfahrung:
  Anfragen werden schneller beantwortet, Vorgänge sind lückenlos dokumentiert.

• Wachstumspotenzial:
  Auch als kleines Maklerbüro kann Sachexperte mehr Geschäft abwickeln und weiter wachsen.